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Perché essere multitasking non funziona e il kanban sì

Il Kanban è alla base del sistema produttivo Lean sviluppato in Toyota. Ma è anche un tecnica dalle origini antiche, molto utile per organizzare il lavoro personale.

 

Conosciamo tutti l'ansia che cresce quando le lancette dell'orologio corrono, le scadenze si avvicinano e le cose da fare aumentano. Il problema è che non siamo abbastanza "multitasking"? No, probabilmente ci manca un metodo.

 

Che cos'è il Kanban?

Il Kanban è un termine giapponese, significa "cartellino" o anche "segnale", ed è uno dei principi alla base del toyotismo, il sistema di produzione industriale sviluppato dalla storica azienda automobilistica per snellire i processi ed evitare gli sprechi.

 

tokyo-imperial-gardens03

 

Ma la storia del termine kanban riporta alla luce anche un utilizzo più antico, quello dei giardini del palazzo imperiale di Tokio, dove il kanban era il cartellino rilasciato dai custodi per organizzare il flusso dei visitatori. Per godere della pace dei giardini imperiali è fondamentale che il numero delle persone presenti non superi un certo limite; dal momento che l'ingresso è gratuito, i custodi hanno studiato un sistema semplicissimo: i nuovi visitatori possono accedere solo quando qualcun altro esce, e per regolare questo via vai usano il cartellino/kanban, che chi lascia il luogo consegna a chi sta entrando.

Un sistema simile, basato sul principio del non sovraffollamento, potrebbe regolare la gestione dei nostri task quotidiani?

Il Kanban Personale è un metodo basato sulla visualizzazione, il primo passo è quindi quello di organizzare visivamente i task in 3 categorie:

  1. Da fare
  2. In corso
  3. Fatte.

Prendi una lavagna o usa la parete del tuo ufficio, e munisciti di post-it colorati da organizzare nelle tre liste.

L'obiettivo non è solo quello di organizzare le cose da fare in una normale to do list, il principio del kanban è quello di tenere il più libera possibile la "corsia" centrale, quella del lavoro in corso. Applicando questo metodo, che in parte assomiglia alla "disciplinata ricerca del meno", innanzitutto si mette un freno all'ansia, le cose da fare sono tutte lì, visibili e sotto controllo, bisogna solo gestire il flusso, organizzare le priorità, evitare il sovraffollamento.

 

La regola fondamentale del kanban è: limitare i lavori in corso

La colonna dei task che stai svolgendo (colonna "In corso") deve essere cortissima, può contenere un solo elemento.

 

I primi 4 passi del Kanban Personale

1. Traccia sul muro 3 colonne: da fare, in corso, completate o scarica la lavagnetta Kanban già pronta e stampala.

2. Procurati dei post-it e fai l’elenco delle cose da fare. Un’attività “degna” di essere inserita su un post-it è un’attività che per essere svolta richiede dalla mezz’ora all’intera giornata. Attività più piccole possono essere aggregate con altre, attività più impegnative possono essere suddivise internamente.

3. Stabilisci un limite alle attività in corso (per iniziare ti consiglio con 1 o 2 attività insieme).

4. Pianifica il lavoro ed affrontalo sapendo che l'obiettivo è spostare i post-it dalla colonna del "Da fare" verso destra in quella del "Fatte", lasciando il più libera possibile la colonna centrale.

 

metodo-kanban

 

A partire da questa struttura di base, potrai personalizzare la tecnica nel modo che più si adatta al tuo lavoro e alla tua forma mentis. Potrai aumentare il numero di colonne Potrai utilizzare il Kanban personale fai da te o utilizzare dei template da scaricare online, fino alla versione digitale, il Kanban Flow. L'unico obiettivo è imparare ad utilizzare meglio il tempo che si ha a disposizione e gestire lo stress generato dalla perdita di controllo sul lavoro da fare e l'ansia di continuare ad accumulare task invece di riuscire a smaltirli.

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